การ บรีฟงาน ที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมงานเข้าใจเป้าหมายและแนวทางในการทำงานได้ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังช่วยลดปัญหาการสื่อสารที่อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและความล่าช้าในโปรเจกต์ด้วย บทความนี้จะนำเสนอวิธีการบรีฟงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการของทั้งผู้มอบหมายงานและผู้รับงาน เพื่อให้ทุกฝ่ายพึงพอใจ และโปรเจกต์สามารถดำเนินไปได้โดยไม่มีอุปสรรค ไม่ว่าจะเป็นงาน กราฟิก , การตลาด , การจ้างงานภายนอก ก็สามารถนำเทคนิคเหล่านี้ไปประยุกต์ใช้ได้
การ บรีฟงาน คืออะไร?
การบรีฟงาน หมายถึง กระบวนการสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างครบถ้วน ชัดเจน กระชับ ตรงประเด็น ระหว่างผู้สั่งงานและผู้รับงาน เพื่อให้ผู้รับงานเข้าใจความต้องการ เป้าหมาย และรายละเอียดของงาน นำไปสู่ผลงานที่มีคุณภาพ ตรงใจ และบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
โดยหลังการบรีฟทีมงานจะได้ภาพรวมของงานที่ชัดเจน สามารถวางแผนและเตรียมการได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ ยังเป็นโอกาสให้สมาชิกทีมซักถาม แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และรับทราบข้อมูลเบื้องต้นอย่างครบถ้วน ส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความสับสน และบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Also read : รู้จัก Content Marketing คือ ช่วยให้คนเข้าเว็บแบบไม่จำกัด
การเตรียมตัวก่อนการบรีฟงาน
การบรีฟงานเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำงานที่จะช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขตของงานได้อย่างชัดเจน แต่ก่อนการบรีฟนั้น การเตรียมตัวล่วงหน้าก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน การเตรียมการที่ดีจะช่วยให้การบรีฟงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเตรียมตัวก่อนบรีฟงานที่จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับการบรีฟอย่างเต็มที่
- ศึกษาและทำความเข้าใจงานล่วงหน้า ศึกษาข้อมูลและรายละเอียดของงานที่จะบรีฟล่วงหน้า หากมีข้อมูลประกอบหรือตัวอย่างงาน ให้ทำความเข้าใจเพื่อเตรียมคำถามหรือประเด็นที่อาจต้องซักถามในการบรีฟ การมีความรู้พื้นฐานจะช่วยให้คุณสามารถซักถามได้อย่างตรงประเด็น
- ระบุวัตถุประสงค์และความคาดหวังของตนเอง กำหนดวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่คุณมีต่องานชิ้นนี้ เพื่อที่คุณจะได้เตรียมคำถามหรือข้อสงสัยไว้ล่วงหน้า การระบุวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณเข้าใจภาพรวมของงานได้ดียิ่งขึ้น
- จัดเตรียมคำถามและข้อสงสัย จากการศึกษาข้อมูลและกำหนดวัตถุประสงค์ในขั้นแรก ให้จดบันทึกคำถาม ข้อสงสัย หรือประเด็นที่ยังไม่ชัดเจนเพื่อถามในการบรีฟ การมีคำถามที่ดีจะทำให้คุณได้รับคำตอบและคำแนะนำที่ครบถ้วน ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการทำงานต่อไป
- เตรียมอุปกรณ์และเครื่องมือที่จำเป็น จัดเตรียมอุปกรณ์บันทึกเสียงหรือบันทึกภาพ เครื่องคิดเลข และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ที่อาจจำเป็นในการบรีฟงาน การเตรียมพร้อมจะช่วยให้คุณสามารถจดบันทึกและทำความเข้าใจได้อย่างครบถ้วน
- ตั้งใจและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ ขั้นตอนสุดท้าย คือการมีสมาธิและตั้งใจฟังในการบรีฟอย่างเต็มที่ หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนและมีสมาธิจดจ่ออยู่กับการบรีฟ การให้ความสนใจจะช่วยให้คุณเข้าใจรายละเอียดและสามารถจับประเด็นสำคัญได้ดียิ่งขึ้น
การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการบรีฟงาน คุณจะสามารถเข้าใจงานอย่างลึกซึ้ง ระบุประเด็นสำคัญได้ดี และพร้อมที่จะเริ่มต้นงานได้อย่างมั่นใจมากขึ้น ดังนั้น อย่าละเลยขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนบรีฟ เพราะมันจะทำให้การบรีฟงานของคุณมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนการ บรีฟงาน
การบรีฟงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงใจและไม่สิ้นเปลืองเวลา ไม่ว่าคุณจะเป็นนายจ้างหรือลูกจ้าง การบรีฟงานที่ดีจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจวัตถุประสงค์และความคาดหวังในงานชิ้นนั้นได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะนำไปสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างชัดเจน
เริ่มต้นด้วยการอธิบายวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานชิ้นนี้อย่างละเอียด ทำให้ชัดเจนว่าคุณต้องการผลลัพธ์อย่างไร มีข้อจำกัดหรือข้อกำหนดอะไรบ้าง การวางรากฐานที่ดีจะช่วยให้ทั้งคู่เข้าใจทิศทางเดียวกัน
ให้รายละเอียดขอบเขตงาน
หลังจากวางวัตถุประสงค์และเป้าหมายแล้ว ให้อธิบายขอบเขตของงานอย่างละเอียด ระบุขั้นตอนหลักๆ กรอบเวลา และความคาดหวังในแต่ละขั้นตอน หากมีข้อมูลประกอบหรือตัวอย่างงาน ให้แนบไปด้วย
เปิดโอกาสให้ซักถามและแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
การบรีฟงานไม่ใช่การบรรยาย แต่เป็นการสื่อสารสองทาง ให้เวลาผู้รับบรีฟในการซักถามข้อสงสัย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และเสนอแนวทางการทำงาน การมีส่วนร่วมจะทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจรายละเอียดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
สรุปและทบทวนร่วมกัน
เมื่อจบการบรีฟ สรุปสิ่งสำคัญร่วมกันอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งคู่มีความเข้าใจตรงกัน หากมีข้อสงสัยให้ซักถามเพิ่มเติม การทบทวนร่วมกันจะช่วยลดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน
จดบันทึกและแบ่งปันเอกสารการ บรีฟงาน
จดบันทึกหรือบันทึกเสียงระหว่างการบรีฟ จากนั้นรวบรวมและแบ่งปันเอกสารการบรีฟเพื่อให้ทั้งคู่สามารถอ้างอิงได้ตลอดระยะเวลาการทำงาน
ติดตามผล และปรับปรุงร่วมกัน
หลังจากการบรีฟเสร็จสิ้น การติดตามความก้าวหน้าและการให้ข้อเสนอแนะเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษาความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโปรเจกต์ การมีการประชุมติดตามผลเป็นประจำและการส่งรายงานความก้าวหน้าจะช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที
สิ่งที่ไม่ควรทำในการบรีฟงาน
การบรีฟงานที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้น นอกจากต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นขั้นตอนแล้ว ยังควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้
- ไม่ควรขาดการเตรียมการ การบรีฟงานโดยไม่มีการเตรียมตัวล่วงหน้าอาจทำให้ขาดข้อมูลที่สำคัญ วัตถุประสงค์ไม่ชัดเจน และส่งผลให้เสียเวลาในการอธิบายหรือชี้แจงเพิ่มเติม
- ไม่ควรละเลยการให้ข้อมูลที่จำเป็น การบรีฟที่ไม่ครบถ้วนอาจทำให้สมาชิกในทีมเกิดความสับสน ไม่เข้าใจภาพรวมของงาน ส่งผลให้การทำงานล่าช้าหรือผิดพลาด
- ไม่ควรพูดนอกเรื่อง การบรีฟที่เยิ่นเย้อ พูดซ้ำซาก หรือคุยนอกประเด็นมากเกินไป จะทำให้สมาชิกเสียสมาธิและความสนใจ อาจพลาดข้อมูลสำคัญไป
- ไม่ควรใช้ภาษาที่ซับซ้อนเกินไป การใช้ภาษาเฉพาะทางหรือคำศัพท์ที่ยากเกินไป อาจทำให้สมาชิกบางคนไม่เข้าใจ จึงควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ชัดเจน และตรงประเด็น
- ไม่ควรละเลยการมีส่วนร่วมของสมาชิก การบรีฟงานไม่ควรเป็นเพียงการพูดฝ่ายเดียว แต่ต้องให้สมาชิกมีโอกาสแสดงความคิดเห็น ซักถามข้อสงสัย เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน
- ไม่ควรขาดบรรยากาศที่เป็นมิตร การบรีฟด้วยน้ำเสียงและท่าทางที่รุนแรงหรือกดดันมากเกินไป อาจสร้างบรรยากาศที่ตึงเครียด ทำให้สมาชิกรู้สึกไม่สบายใจที่จะแสดงความคิดเห็น
- ไม่ควรปล่อยให้เกิดความสับสน หากมีสมาชิกคนใดไม่เข้าใจหรือมีคำถามเกิดขึ้น ผู้บรีฟควรหยุดและอธิบายจนกระจ่างก่อนที่จะดำเนินการต่อ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนตามมา
การบรีฟงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้โปรเจกต์สำเร็จลุล่วงไปอย่างราบรื่นและตรงเป้าหมาย จากการเตรียมตัวอย่างดีก่อนการบรีฟ การเลือกช่องทางสื่อสารที่เหมาะสม การนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจน การสร้างความเข้าใจร่วมกันถึงข้อตกลง และความคาดหวัง ไปจนถึงการติดตามผลและการปรับปรุงกระบวนการตลอดทั้งโปรเจกต์ ทั้งหมดนี้ช่วยให้แต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมุ่งเน้นที่การสื่อสารที่ดีและการมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีทั้งในด้านคุณภาพของงานและความพึงพอใจของทุกฝ่าย
